Buchungsschluss Haushaltsjahr 2020

 

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

 

die Kassengemeinschaft der Evangelischen Regionalverwaltung Rhein-Lahn-Westerwald wird im Rahmen des Rollouts der Phase IV zum 01.01.2021 auf die DOPPelte Buchführung In Konten (DOPPIK) umstellen.

 

Die anstehende Umstellung der Buchführung macht es erforderlich, dass eine klare Abgrenzung der Buchführungsarten zum Umstellungszeitpunkt vorgenommen wird. Bis zum Buchungsschluss am 11.12.2020 können in den Kirchengemeinden und Dekanaten vorliegende Auszahlungsanordnungen noch im Haushaltsjahr 2020 angeordnet werden. Das heißt alle Belege, die spätestens am 14.12.2020 in der Regionalverwaltung physisch (nicht per Fax oder Email) vorliegen, werden auch noch gebucht und im alten Jahr gezahlt. Lese- und Auskunftsrechte in KFM bleiben auch nach dem Buchungsschluss bestehen.

 

Belege des Haushaltsjahres 2020, die nach dem 14.12.2020 physisch bei uns eingehen, werden bereits im neuen Buchführungssystem MACH gezahlt. Daher sind ab dem 14.12.2020 die doppischen Buchungsblätter zu verwenden.

 

Vorbereitende Maßnahmen für den Haushaltsvollzug 2020 haben wir Ihnen anbei nochmals aufgelistet.

 

Bitte beachten Sie, dass der oben genannte Termin für den Buchungsschluss auch eine vorzeitige Abrechnung der Handkasse*n erforderlich macht. Die letzten Abrechnungen der Handkasse*n für das Haushaltsjahr 2020 müssen daher zum 04.12.2020 erfolgen. Zu diesem Zeitpunkt ist auch der Jahresabschluss für die Handkassen durchzuführen. Ab dem 07.12.2020 ist zwingend das einheitliche Handkassenbuch (Excel-Datei) zu verwenden. Ihren Vorschuss für das neue Jahr können Sie wieder ab dem 04.01.2021 erhalten.

 

Die neuen Buchungsblätter und die Handkassendatei wird ab Dezember im Intranet der EKHN zur Verfügung stehen.

 

Mit Einführung der DOPPIK wird sich für die kirchlichen Einrichtungen das Anordnungswesen wesentlich verändern und vereinfachen. Ihre Verwaltungsmitarbeiter*innen sind bereits gesondert zu Schulungen eingeladen worden. Der Schulungsinhalt umfasst die Einweisung in die buch- bzw. prüffähige Rechnungsbearbeitung sowie den Abruf von Informationen aus der Software (z.B. Abruf Plan-Ist-Vergleich). Eine Teilnahme an den Prozess-Schulungen ist für die Bearbeitung von Rechnungen und die Führung der Handkasse eine wichtige Voraussetzung. Bitte stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Mitarbeiter*innen Ihrer Kirchengemeinde, Kindertagesstätte oder des Dekanats an der Schulung teilgenommen haben bzw. angemeldet sind.

 

Darüber hinaus werden die Sekretariate nach der Übernahme vieler neuen Aufgaben in den letzten Jahren entlastet.

 

Für Rückfragen im Zusammenhang mit diesem Schreiben stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

 

Kontakt: 

Dustin Scharfenkamp

 

Leiter Finanzabteilung

Email: dustin.scharfenkamp@ekhn.de

Tel: 02604970637

 

 

Information über vorbereitende Maßnahmen für den Haushaltsvollzug 2020

 

 

Ø  Kassenreste bearbeiten.

Ø  Notwendige Bestellungen möglichst so tätigen, dass die Rechnungen spätestens Anfang Dezember im Gemeindebüro sind.

Ø  Bestellungen, die nicht für den laufenden Geschäftsbetrieb bestimmt sind oder erst im kommenden Jahr benötigt werden (z. B. Geburtstags- oder Konfirmationsgeschenke, etc.) bitte erst ab dem Frühjahr 2021 beschaffen.

Ø  Kollekten zeitnah an die Regionalverwaltung überführen.

Ø  Kollekten oder Spenden für die eigene Gemeinde, die zur Finanzierung des Haushaltes dienen oder einer zweckgebundenen Rücklage im Haushaltsjahr 2020 zugeführt werden sollen, bis zum 04.12.2020 an die Regionalverwaltung weiterleiten.

Ø  Alle Vorschüsse, Freizeiten, Gemeindefeste, Reisekosten, private Telefonerstattungen und sonstige Privatvorlagen bis spätestens 04.12.2020 abrechnen und Anordnungen erstellen.

Ø  Handkassen zum 04.12.2020 abrechnen.

 

Ø  Anordnungen für das Haushaltsjahr 2020 (KFM) müssen spätestens am 14.12.2020 in der Regionalverwaltung im Original und in Papierform vorliegen und in KFM freigegeben sein.